理想的な外注さんが育つ教育の方法と仕組み化の手順

どうも、よっしです。

今回は、外注の教育の具体的なやり方について解説していきます。

ブログを書いたり、何か自分なりのメディアを持っているときに、必ず「仕上げる」という作業が発生します。

この仕上げる作業とは、文章を書いたり体裁を整えたり、必ずしも高いスキルが必要ではない場合もあります。

そんなときは自分の時間を割いて作業するよりも、思い切って人に任せてしまおうという外注が有効になります。

それでは、どうやって外注をしていくか、また、人に任せるときにどうやって教育していくかについて、解説してきましょう！

教育するべき理由

そもそも、なぜ教育が必要だと思いますか？

一番の理由は外注を教育することで、自分が楽になるからなんです。

外注に仕事を任せるときに、大事なのは信頼関係です。

自分のことを信頼してくれるかどうかがアウトプットに関わってきます。

教育することで自分のことを信頼してくれるようになりますし、信頼関係を築くことで、より質の高い仕事をしてくれるようになります。

結構、教育するのって手間がかかるのであまりやりたがらない人もいるんですが、ひと手間かけることで、成果に大きく影響してくるので、教育は絶対必要だとも言えます。

僕はブログのライティングを外注しているのですが、普通に外注として仕事を依頼するよりも低単価でも書いてもらっています。

「教育」に力を入れていることで、外注の方にとってはスキルアップにつながりますし、低単価だとしてもお互いにメリットがあるので、実現できるやり方なんですよね。

具体的な教育のやり方・方法

具体的な教育のやり方については、次の4点となります。

• ステップメールで教育用のメルマガを作る

ステップメールでは、メルマガで教育用の情報発信をしていきます。

例えば僕の場合であれば、１日目でライティングのノウハウを提供、２日目でライティングの具体的なやり方とリサーチの方法、というように、ステップメールを作って、具体的なライティングに関するノウハウを提供していくようにしています。

そうするとことで、外注さんはステップバイステップでノウハウを学べるようになりますし、ステップを踏むにつれ、より自分と身近なものに感じてもらえるようになります。

メルマガも自動的に時間設定して、何日後に２通目を送る、というような自分なりの設定ができるので、一度、設定してしまえば面倒な作業は必要ありません。

このようにステップメールを活用して、教育していくのは一つの有効なやり方です。

• チャットワークでグループを作り組織化する

また、実際に仕事を依頼するときに、チャットワークでグループを作り、その場を通じて、案件の依頼や、相互の連絡を行うようにしています。

チャットワーク上でライティングに関するノウハウなどを共有したり、業務の指示出しを行ったり、仕事の進捗管理を行ったりすることができます。

これらの媒体を使って組織化すると、より効率的に外注の活用が行えるようになります。

また、グループを作ることで、添削のやり取りも共有できますので、他の人のやり取りを見ながら、ノウハウを共有していき、スキルアップを図れるようにもなるため、運営側にとっても外注さんにとっても良い影響があるんですね。

僕の場合は、チャットワークを使っていますが、LINEやSLACKでもいいですし、自分がやりやすいプラットフォームを活用してみると良いでしょう。

• マニュアルを作成する

マニュアルの作成としては、ライティングに関してであれば、見出しの作り方だとか、ワードプレスでの投稿の仕方など、PDFテキストや動画を使ってマニュアル化しています。

具体的な内容や操作方法を提示することで、直接教えなくてもマニュアルを確認することで、自分で学べるようになります。

また、分からなかった部分について質問を受けたりしたら、随時マニュアルに反映していきます。

そうすることで、より身のあるマニュアルに仕上げていくことができますし、外注の人にとっても分かりやすいノウハウ集にもなります。

マニュアルは常にアップデートすることが必要です。

• 教育用のリーダーを育てる

外注を活用するうえで、教育用のリーダーを育てることが効果的になります。

リーダーには対価を支払ったうえで、外注さんの教育や案件に関する指示出しまで担ってもらいます。

こうすることで、自分が手離れできますのでかなり楽になります。

今後のビジネスパートナーを作る上でも教育用のリーダーを育てるという視点で教育することが効果的だと思います。

教育でやるべきことの注意点

そして、次に教育における注意点を説明します。

• マニュアルは常にアップデートする

まず、先ほど述べたとおり、マニュアルは常にアップデートすることが必要です。

Webの世界では常識の移り変わりが非常に速いです。

１年前の常識が今や時代遅れなんていうこともままあります。

ワードプレスなどもちょくちょく仕様変更があったりとするので、マニュアルは常に最新状況を保っておくようにしておくと良いでしょう。

古いマニュアルのままだと外注のライターさんに管理が行き届かない適当な人だと思われてしまうこともあるので、印象が悪いです。

• 外注さんの疑問が大きい点をピックアップし、追加のマニュアルを作る

それと外注さんからの疑問、質問など分かりづらい点をフィードバックしてもらったらそれをピックアップして、追加のマニュアルを作ることも必要です。

誰かが疑問に思ったことは他の誰かにとっても分かりづらい点になるので、それを動画やテキストで解説することでノウハウにつなげられます。

• 自己承認欲求を満たす

そして、これは結構重要なことですが、自己承認欲求を満たすということです。

人は誰でも認められたい、誉められたい、という欲求があります。

その想いにちゃんと答えてあげること、できたことはしっかりと誉めることで自己承認欲求が満たされます。

このように、人間は褒められたり誰かの役に立つと嬉しいと感じるので、それがモチベーションアップにつながります。

そして、モチベーションが高まれば、より質の良い仕事に繋がるので、外注を通じて仕事がうまく好転するようになっていきます。

なので、僕は外注ライターさんが書いてくれた記事に対して、

「アクセスが集まっています」

と言ったり、

「読みやすく上手くまとまっていますね」

とフィードバックしてあげることを心がけています。

また、

「〇〇さんのおかげです。ありがとうございます」

きちんと褒めて、お礼を伝えることで、役になっていると感じてもらえます。

ちゃんと人と向き合いコミュニケーションを取ることが重要になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は外注教育の具体的なやり方について解説しました。

外注化はブログを書く上でもYoutubeや他の自分なりのメディアを仕上げていくうえでも必要になります。

いかに外注をうまく活用するか、自分のビジネスを自動化して、時間をうまく活用するかが重要ですので、是非参考にしてみてください。

今回は以上です。

最後までご覧いただきありがとうございました。